Oprogramowanie wspomagające obieg dokumentów w firmie – jak działa i jakie ma zalety?

Chcesz wspierać obieg dokumentów w swojej firmie? Wybierz dedykowane do tego programy komputerowe!

Coraz więcej firm w Polsce wspomaga obieg dokumentów księgowych z wykorzystaniem dedykowanego do tego celu oprogramowania. W jaki sposób programy wspomagają obieg dokumentów, a przez to zarządzanie procesami biznesowymi? 

Czym jest oprogramowanie wspomagające obieg dokumentów?

Oprogramowanie wspierające obieg dokumentów w firmie, często nazywane oprogramowaniem do zarządzania dokumentami (DMS – z angielskiego Document Management System), tworzy scentralizowaną platformę przeznaczoną do tworzenia, organizowania, udostępniania i zarządzania różnego rodzaju dokumentami. 

Tego rodzaju oprogramowanie jest obecnie wykorzystywane w wielu firmach, w których kluczowe znaczenie ma efektywniejsze prowadzenie codziennych procesów. Również współpracuje ono z innego rodzaju rozwiązaniami, na przykład jak business intelligence Warszawa to tylko jedno z tych miast, gdzie można skorzystać z profesjonalnego wsparcia w zakresie jego wdrażania.

Programy do obiegu dokumentów w firmie – jak działają?

Oprogramowanie przeznaczone do wspierania obiegu dokumentów w firmie spełnia zróżnicowane funkcje, do których zaliczane są:

Tworzenie i przechwytywanie dokumentów

DMS umożliwia tworzenie nowych dokumentów lub przechwytywanie istniejących dokumentów poprzez skanowanie lub import cyfrowy z innych źródeł. Dzięki temu dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej od samego początku, co minimalizuje konieczność korzystania z dokumentów papierowych.

Przechowywanie i organizacja dokumentów

Dokumenty są przechowywane w bezpieczny i uporządkowany sposób, co ułatwia szybkie znajdowanie wymaganych danych.

Dodatkowo systemy te pozwalają użytkownikom na przypisywanie do dokumentów odpowiednich metadanych, takich jak typ dokumentu, autor, data, słowa kluczowe i znaczniki. 

Kontrola wersji dokumentu

W ten sposób system wspierający obieg dokumentów księgowych śledzi wersje dokumentów, przechwytuje zmiany i umożliwia użytkownikom przeglądanie pełnej historii dokumentu, zapobiegając pomyłkom lub błędom wynikającym z korzystania z ich nieaktualnych wersji.

Integracja z innymi systemami

Wiele platform umożliwiających obieg dokumentów księgowych integruje się z innymi systemami biznesowymi, takimi jak systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), systemami business intelligence, systemami do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) lub systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM).

Więcej informacji dotyczących tego, jak działają systemy wspomagające obieg dokumentów, można uzyskać pod adresem: https://itcenter.pl/oferta/systemy-wspierajace-dzialalnosc-przedsiebiorstw/dms-procesy-i-obieg-dokumentow/.

Zalety korzystania z oprogramowania do zarządzania dokumentami 

Prowadząc obieg dokumentów księgowych z wykorzystaniem dedykowanych do tego systemów, można uzyskać szereg korzyści:

• System automatyzuje zadania związane z dokumentami, zmniejszając wysiłek i koszty administracyjne, prowadząc do poprawy produktywności i wydajności.

• System umożliwia pracę zespołową w czasie rzeczywistym, umożliwiając wielu użytkownikom jednoczesną pracę nad dokumentami, śledzenie zmian i przekazywanie informacji.

• Z systemem można prowadzić łatwą kontrolę wersji dokumentów, eliminując błędy powodowane przez wiele wersji tego samego dokumentu.

• System eliminuje koszty drukowania, wysyłki i papieru, przyczyniając się do oszczędności pieniędzy i ochrony środowiska.

• System wspomaga zgodność z wymogami prawnymi, takimi jak zasady ochrony danych i przechowywania dokumentacji. 

• Poprzez funkcje tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych po awarii, system zapewnia ochronę dokumentów i możliwość ich przywrócenia w przypadku utraty danych lub awarii systemu.